Programación de Convenios 2015



Procedimiento de Convenios

PROCEDIMIENTO DE CONVENIOS

El establecer un Convenio o Acuerdo, se deriva de los diversos trabajos alineados a los objetivos institucionales, por lo que para iniciar el trámite, en todos los casos, se deberá presentar una primera comunicación al Departamento de Vinculación del Instituto, describiendo las características básicas del Convenio y/o Acuerdo que se quiere establecer. Una vez recibida la solicitud, se colaborará con los interesados en la determinación del tipo de instrumento a utilizar y se gestionará la firma del documento por parte de las autoridades correspondientes. Tras la firma del documento, el Responsable Operativo comunicará al Departamento de Vinculación toda actividad desarrollada en el marco del convenio y/o acuerdo, el cual dará seguimiento y la registrará.

Pasos a seguir en la solicitud de los Convenios y Acuerdos:

  1. SOLICITUD

El gestor interno o externo interesado en el desarrollo de actividades y firma de un Convenio o Acuerdo, deberá comunicarlo por escrito al Departamento de Vinculación, a través del formato de solicitud de proyecto (F-DV-08) y el formato de solicitud de convenio (F-DV-09), el cual contendrá los datos del gestor y de la contraparte, así como datos generales, antecedentes, actividades y justificación del proyecto.

Las propuestas pueden también ser gestionados directamente por el Departamento de Vinculación según sea el caso.

Las solicitudes deberán ser presentadas con anticipación para la gestión del trámite según la planeación anual realizada en coordinación con las áreas internas involucradas o los gestores externos y dependerán del inicio de las actividades programadas.

 

Archivos necesarios:

 

WORDSolicitud de proyecto (F-DV-08)

WORDFormato de solicitud de convenio (F-DV-09)

               

  1. VALORACIÓN Y REVISIONES DEL PROYECTO

Una vez recibida la solicitud se presentará a las autoridades de las áreas expertas pertinentes del Instituto para su validación y autorización.

Una vez iniciadas las revisiones, los proyectos de convenio deberán contener los compromisos por ambas partes, mismos que expondrán las bases del convenio y será presentado bilateralmente para su revisión entre los gestores, incorporando las observaciones que consideren pertinentes y nombrando a los responsables operativos.

 

  1. APROBACIÓN DEL PROYECTO Y FIRMA DE CONVENIO.

Realizadas las revisiones al proyecto, es presentado a la Dirección General y al ser aprobado el trámite, el Departamento de Vinculación enviará al gestor externo el formato de convenio (D-DV-01), así como toda la información y/o documentación complementaria para su llenado, y una vez recibido analizará los aspectos institucionales, legales, financieros y asesorará, realizando las observaciones y planeación pertinentes, debiendo informar al gestor del convenio y/o acuerdo sobre los avances del mismo.

En caso de no ser aprobado el proyecto de convenio, el gestor interno y externo en común acuerdo decidirán realizar las actividades sin tener como requisito la firma de algún convenio, mediante la correspondiente autorización de la Dirección General.

Archivos necesarios:

WORD Formato de convenio (D-DV-01).

  1. REVISIONES

El Departamento de Vinculación en coordinación con el Área Jurídica, realizará las modificaciones o ajustes  al contenido del convenio hasta que las partes estén de acuerdo en su contenido, estableciendo el formato de convenio final.

El Director General evalúa la propuesta de convenio y tiene la facultad de autorizar o no el convenio y en su caso lo turnará a la Junta Directiva, debiendo notificar a la Dirección de Vinculación y el Departamento de Vinculación la  aprobación o no aprobación para su firma.

En caso de que no sean aprobadas las cláusulas, se modificaran hasta llegar a un común acuerdo para su autorización.

Cuando se aprueba la firma de convenio, se notificará a la Dirección de Vinculación y al Departamento de Vinculación para que notifique a los involucrados y continúen con el trámite.

  1. NOTIFICACIÓN Y FIRMA

Presentado el formato final de convenio para su validación y una vez aprobado con las condiciones formales y de contenido, se acordará entre los gestores y la Dirección General el lugar y fecha para la firma del convenio.

El protocolo de firma puede llevarse a cabo en alguna de las siguientes maneras:

  • De forma económica: una de las partes prepara documentos originales, los firma y los remite a la contraparte para que ésta, una vez debidamente suscritos, devuelva uno de ellos.
  • En las instalaciones del ITSZ.
  • En las Instalaciones de la otra organización.
  • En un evento convocado.
  • En el lugar y forma en que convengan ambas partes.
  1. SEGUIMIENTO

Para el seguimiento de las actividades, los responsables operativos se obligan a presentar un informe trimestral de las actividades realizadas entre ambas partes y las medidas que haya adoptado para poner en ejecución los convenios a los cuales se hayan adherido mediante el formato de seguimiento de proyectos (F-DV-10). El Departamento de Vinculación incorporará toda la documentación generada en torno a un convenio independientemente de su procedencia y dará seguimiento a las actividades desarrolladas.

Archivos necesarios:

          WORD Formato de seguimiento de proyectos (F-DV-10).

  1. DOCUMENTACIÓN

El Departamento de Vinculación difundirá todo convenio y/o acuerdo, incorporándolo a la lista de convenios vigentes, así mismo, informará sobre los trabajos o acciones de los convenios para su posible inclusión en las áreas interesadas.

Así mismo el Departamento de Vinculación deberá informar a los involucrados el estatus de los convenios a fin de presentar la renovación, modificación o cierre de los mismos.

 

  1. RENOVACIÓN, MODIFICACIÓN O CIERRE DE CONVENIOS

Un convenio y/o acuerdo es considerado obsoleto «si se considera que ha perdido su objeto o que ya no representa una contribución útil a la consecución de los objetivos de las partes», por lo que se considerarán los siguientes casos:

  1. Cuando al término de un año no se cuente con actividades realizadas, el Departamento de Vinculación informará a las partes y pondrá a consideración la continuidad del mismo solicitando propuestas de trabajo a fin de lograr una efectividad o renovación del convenio, permitiendo que ambas partes establezcan la modificación o el término del mismo.
  1. Al tener una próxima fecha de término de vigencia de un convenio y/o acuerdo por transcurso del plazo previsto para su vigencia, el Departamento de Vinculación deberá informar a las partes sobre la misma, para que los gestores consideren el interés de renovarlo, cerrarlo o modificarlo.
  1. Podrá darse por terminado un convenio o acuerdo, cuando así lo determinen las partes por mutuo acuerdo o cuando una de ellas comunique por escrito a la otra con treinta días naturales de anticipación su deseo de darlo por concluido, comprometiéndose ambas partes a concluir las acciones que se encuentren pendientes de su ejecución, y sin perjuicio de otros convenios específicos que se encuentren en curso.

Para las situaciones citadas, al ser notificadas del estatus del convenio, se deberá solicitar la modificación, renovación o cierre del convenio y/o acuerdo mediante el formato de renovación o cierre (F-DV-11), exponiendo la justificación según sea el caso.

Archivos necesarios:

WORDFormato de renovación o cierre (F-DV-11).